上海中侨职业技术学院关于学院公章使用的管理规定
为加强我院各类公章的使用管理，严格文书规范，完善工作制度，维护学校权益，特制定本规定。
一、公章使用和刻制要求
(一) 各类公章都具有法律效力，必须依法使用、严格管理。
(二) 各类公章必须按照本部门的职能和管理范围用印，不得超越本部门的职能和管理范围用印。
(三) 各类公章在用印时，都必须在用印件填写有关项目后用印。不得在空白表格、证书、信笺等空白件上用印。
(四) 各类公章一般不得带出院外，因特殊情况需要外出用印，必须经部门负责人批准，并由负责管理公章的管理人亲自携带外出用印。
(五) 各部门要严格按照批准手续用印，凡不按规定办理用印手续的，一律不得用印。
(六) 各部门需刻制公章的，必须提出书面申请，经主管院领导审批后，由学院办公室按有关规定办理刻制事宜。在使用公章前，必须到学院办公室备案，方可启用。
(七) 因公章磨损或其他原因损坏，需要重新刻制的，先交院长办公室进行登记、销毁，再按照以上规定重新办理手续。
二、学院公章（包括钢印）的使用原则
(一) 以学院名义印发的公文 ( 包括红头文件和非红头文件 ) ，不论上报上级机关，还是下发学院各部门，根据公文格式要求加盖 “上海中侨职业技术学院”印章。
(二) 本院学生需出具结业证明、成绩证明、学生就业推荐表等各类常规证书、证明，必须使用学院统一制订的证书、表格，或按规定格式打印，经主管部门审核后，尽可能统一由部门经办人到学院办公室办理用印手续；凡学生本人到学院办公室盖印的，均须持《盖章申请表》。属一般在学证明的，由班主任签字，并加盖所在系（中心）公章；其它类证明还须由所在系（中心）负责人签字并盖章。
(三) 本院教职工因需要出具固定制式的行政介绍信、证明的，必须由部门按固定格式打印，经主管部门审核后，由教职工本人到学院办公室办理用印手续。
(四) 学院各类合同、协议书等重要材料，必须经主管院领导审批，由有关职能部门经办人到学院办公室统一盖章。
(五) 各部门公章是学院授予下属部门职能范围的标识，必须按照本部门的职能和管理范围用印。对院内使用的，批准手续由部门依据规定制定。对院外使用的，必须经学院办公室批准。
三、公章销存的要求
(一) 公章因机构设置变动停止使用的，公章管理部门要及时将公章交学院办公室，并办理有关手续。因损坏等原因需重新刻制的，要将旧印章交学院院办公室留存。
(二) 学院办公室依据有关规定，将停用的公章销毁或存档。
四、责任追究
(一) 因公章管理不严，或使用不当，或遗失的，要追究公章管理人和部门负责人的责任。
(二) 使用学院专用印章时，用印部门未认真审核使用公章手续并造成损失的，要追究审核人的责任。
(三) 公章在停止使用后，管理部门未及时将公章交学院办公室，而继续使用，或遗失，要追究公章管理人和部门负责人的责任。
(四) 因公章使用不当，触犯法律的，要依法追究其责任。
(五) 未经学院同意私自刻制公章的，要追究当事人和部门负责人的责任，严重者，视情节给予追究刑事责任。
五、本规定自2006年1月1日起实施。
上海中侨职业技术学院院长办公室
2008年9月1日修订