上海中侨职业技术学院公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化，现根据国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号)的有关规定，结合中侨学院实际情况，制定本规定。
第二条 公文是学院在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理工作应贯彻统一领导、分级管理的原则，各部门要有部门负责人负责公文处理工作的管理，经常检查督促和给予指导。各部门的重要公文必须经部门负责人处理。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家和学院秘密的安全。
第六条 学院办公室是学院公文处理工作的管理部门，主管学院的公文处理工作，对学院各部门的公文处理工作进行业务指导。
第二章 公文种类
第七条 我院常用的公文种类主要有：
1. 决定:适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关部门及人员，增设、变更或撤销各岗位不适当的决定事项。
2. 通知:适用于批转学院其他二级单位制定的有关政策，转发上级部门不相隶属部门的公文，传达要求相关职能部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项，任免人员。
3. 通报:适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
4. 报告:适用于向学院上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
5. 请示:适用于向上级机关请求指示、批准。
6. 批复:适用于答复下级部门的请示事项。
7. 意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。
8. 函:适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复审批事项。
9. 会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 按公文的作用和行文关系公文可分为上行文、下行文、平行文三种格式。报上级机关的公文为上行文，下发院内各部门的公文为下行文，与不相隶属机关公务往来中发出的公文称为平行文。三种公文格式可从公文首页加以区别。
第九条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”和“急件”。
（二）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
（三）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。以学院党政名义发文，由学院办公室统一编号，为中侨党字[ ]号、院字[ ]号。
（四）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（六）主送机关公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（七）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（八）对外公文应加盖“上海中侨职业技术学院”公章，对内公文应加盖“上海中侨职业技术学院院长办公室”章。
（九）成文日期以负责人签发的日期为准，会议通过的文件以通过日期为准。
（十）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
（十一）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十二）抄送机关指除主送机关或知晓公文的其他机关外，应当使用全称或者规范化简称、统称。
第十条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章 发文处理
第十一条 发文处理是指以学院名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十二条 草拟公文应当做到：
(一) 符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出的新政策、规定等，要切实可行并加以说明。
(二) 情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
(三) 公文的文种应当根据行文目的、学校或相关职能部门的职权与主送机关的行文关系确定。
(四) 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程序。
(五) 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。
(六) 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“ (一) ”，第三层为“1” ，第四层为“(1)”。
(七) 应当使用国家法定计量单位。
(八) 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九) 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十三条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请学院领导协调或裁定。
第十四条 公文送学院领导签发前，应当由学院办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第十五条 由职能部门草拟的公文如在核稿过程中改动较大，主办部门应根据学院办公室提出的修改意见进行修改，修改后主办部门负责人应再次审核。
第十六条 须以学院名义行文的，必须报院办或相关职能部门审核，由院办统一行文并签发；以学院名义制发的上行文，一般由书记或院长签发，或书记和院长会签；以学院名义制发下行文或平行文，属学院分管院领导职权范围内的一般由分管院领导签署意见（涉及两位＜两位以上＞分管院领导职权范围内的，由相关分管院领导会签），一般由书记或院长签发，或书记和院长会签。
已签发的文件，一般不得再作修改。确因特殊情况需要对文稿进行修改的，修改后应经签发人复审。
第十七条 公文正式印发前，学院办公室办文负责人应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
第十八条 公文签发后，由学院办公室统一安排负责印制和分发。公文原稿应定时移交综合档案室存档。
第五章 收文办理
第十九条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。
第二十条 对收到的公文，学院办公室应当及时提出拟办意见并送学院分管院领导阅示或院领导传阅、批示，学院办公室根据批示交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。
第二十一条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿 。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回学院办公室并说明理由。
第二十二条 公文办理中涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协商，如仍不能取得一致，主办部门可报请分管院领导，由分管领导协商或裁定。
第二十三条 审批公文时，对有具体工作事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体工作事项的，圈阅表示已阅知。
第二十四条 送学院领导批示或者交有关部门办理的公文，学院办公室办文负责人要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第六章 公文归档
第二十五条 公文办理完毕后，应当根据相关的法律法规，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第二十六条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映学院的主要工作情况，便于保管和利用。
第二十七条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案室移交。
第二十八条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第七章 公文管理
第二十九条 公文由学院办公室办文负责人统一收发、用印、归档和销毁。
第三十条 上级部门的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经学院领导或学院办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。
第三十一条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第三十二条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经学院办公室主任批准，可以销毁。
第三十三条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。
第三十四条 工作人员调离工作岗位，应当将其本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 附 则
第三十五条 本办法自 2006 年1月1日起施行。
第三十六条 本办法由中侨学院院长办公室负责解释。
附件：上海中侨职业技术学院发文审批表。
上海中侨职业技术学院院长办公室
2008年8月20日修订